Van 8 uur manueel werk naar 45 minuten per week.

Vier afdelingen. Vier systemen. Niemand die hetzelfde ziet.

Een retailgroep met meerdere winkels, een centraal magazijn en een finance afdeling. Elke afdeling werkte met een eigen systeem - winkels in hun POS, magazijn in een apart voorraadsysteem, finance in de boekhoudsoftware. Tussenin: Excel exports, manuele invoer en dagelijkse WhatsApp-updates.

Het gevolg: elke ochtend begon een medewerker met het ophalen, samenvoegen en controleren van data uit vier bronnen. Uitzonderingen - een bestelling die niet klopte, een voorraadverschil, een leveranciersfout - werden laat of niet opgemerkt. De operations manager miste realtime zicht op wat er in de winkels gebeurde.

Systemen koppelen zonder ze te vervangen.

We startten met een week intake - gesprekken met de winkelmanager, magazijnverantwoordelijke en finance. Niet om te begrijpen hoe de software werkt, maar om te begrijpen waar de frictiepunten zitten in de dagelijkse workflow.

De aanpak: een automatiseringslaag bouwen bovenop de bestaande systemen. Geen nieuwe software, geen migraties, geen trainingen. De vier systemen werden gekoppeld via API-integraties - orders, voorraad, leveringen en facturen stromen nu automatisch door.

Uitzonderingen worden automatisch gedetecteerd en doorgestuurd als notificatie naar de juiste persoon. De operations manager heeft een live dashboard met de status van alle winkels, zonder dat iemand daar data voor moet exporteren of invoeren.

Bestaande systemen. Nieuwe verbindingen.

De retailgroep had al geïnvesteerd in hun systemen - POS, voorraad, boekhouding. Het probleem was niet de software, maar de ontbrekende verbindingen ertussen. We bouwden de integratielaag die die verbindingen legt en de uitzonderingslogica die het team automatisch op de hoogte houdt.

Van 8 uur naar 45 minuten. Per week.

De dagelijkse data-verzamelronde van 1,5 uur verdween volledig. Uitzonderingen worden nu automatisch gemeld - de operations manager reageert op meldingen in plaats van zelf te zoeken. De vier afdelingen werken nog steeds in hun eigen systeem, maar zien nu dezelfde realiteit.

Binnen 6 weken na de eerste intake was de eerste versie live. Twee weken later draaiden alle vier de koppelingen volledig autonoom.