Klant aangemaakt in CRMEén keer ingegeven
bron
Koppelingen & integraties
Software koppelen zodat niemand nog dubbel ingeeft. Uw tools, één doorlopende stroom.
CRM, boekhouding, planning, webshop en mailbox weten vaak niets van elkaar. Wij bouwen de koppelingen ertussen, via de officiële API's van uw pakketten, zodat gegevens één keer worden ingegeven en overal kloppen.
GesynchroniseerdNaar boekhouding en planning
gekoppeld
Offerte goedgekeurdProject automatisch opgezet
aangemaakt
Factuur geboektIn het boekhoudpakket
geboekt
Betaling verwerktStatus terug in het CRM
bijgewerkt
Het probleem
Elke tool is goed. Samen kosten ze tijd.
Een klant wordt aangemaakt in het CRM, nog eens in de boekhouding en een derde keer in de planning. Een gewonnen offerte moet iemand manueel omzetten naar een project. Betalingen worden in Excel afgevinkt. Dat werk is niet moeilijk, maar het vreet uren en elke overtyping is een kans op fouten.
Een koppeling haalt die stappen weg. Niet met een export die iemand elke vrijdag moet draaien, maar met een verbinding die bij elke wijziging zelf het juiste doet en meldt wanneer iets niet lukt.
Wat we koppelen
De koppelingen die we het vaakst bouwen.
Per pakket staat op een aparte pagina wat er concreet kan.
Teamleader
Deals, projecten, taken, planning en facturen uit Teamleader Focus verbinden met boekhouding, formulieren en interne tools.
Teamleader koppelingenOdoo
Odoo laten samenwerken met webshop, boekhouding, externe planning of maatwerk, via de Odoo API.
Odoo koppelingenExact Online
Verkoopfacturen, relaties en betaalstatussen automatisch tussen Exact Online en uw CRM of webshop.
Exact Online koppelingenBoekhouding & e-facturatie
Ook Adsolut, Yuki, Octopus en andere pakketten met een API, en de doorstroom van e-facturen via Peppol vanuit uw eigen systemen.
Microsoft 365 & Google Workspace
Outlook, Teams, SharePoint, Gmail, Google Sheets en Agenda als bron of bestemming van een flow.
Formulieren, webshops en de rest
Websiteformulieren, Shopify of WooCommerce, Excel-bestanden en de meeste tools die een API of webhooks aanbieden.
Voorbeelden
Zo ziet een koppeling er in de praktijk uit.
Van CRM naar boekhouding
Een factuur die in het CRM wordt opgemaakt, komt met de juiste klant, btw-code en artikelen in het boekhoudpakket. Betaalstatus komt terug.
CRM-factuur
Controle
Boekhouding
Van formulier naar opvolging
Een aanvraag via de website wordt een contact en een deal in het CRM, met een taak voor de juiste collega.
Formulier
CRM-contact
Taak
Van verkoop naar planning
Een gewonnen deal zet automatisch een project of werkopdracht klaar in de planning, met de gegevens uit de offerte.
Deal gewonnen
Project
Planning
Tools waarmee we werken
- Teamleader
- Odoo
- Exact Online
- Adsolut
- Yuki
- Octopus
- Microsoft 365 / Outlook
- Google Workspace
- Excel
- Shopify
- WooCommerce
En de meeste andere tools met een API. Ontbreekt er een tool die past, dan bouwen we die op maat.
Hoe we bouwen
Een koppeling die u kunt vertrouwen.
Geen schermschrapers
We gebruiken de API's en webhooks die de pakketten zelf aanbieden. Daardoor blijft de koppeling werken bij updates en weet u welke rechten ze heeft.
Zien wat er gebeurde
Elke synchronisatie wordt gelogd. Lukt iets niet, bijvoorbeeld door een ontbrekend btw-nummer, dan krijgt de juiste persoon een melding in plaats van een stille fout.
Het juiste gereedschap
Eenvoudige flows bouwen we soms in n8n of Make, complexere koppelingen in code. U krijgt uitleg waarom, en wat dat betekent voor onderhoud.
Van u na oplevering
Na volledige betaling draagt Ostro de eigendom van het geleverde maatwerk over aan u. Onderhoud kan via een vaste maandprijs.
Werkwijze
Van eerste gesprek tot iets dat dagelijks draait.
Een koppeling start altijd bij één flow die vandaag het meeste tijd kost.
Intake met de mensen die het werk doen
We kijken mee met wie de taak vandaag manueel uitvoert. Daar zitten de uitzonderingen die een koppeling moet opvangen.
Analyse en voorstel binnen 3 werkdagen
U krijgt een concreet voorstel: wat we bouwen, wat niet, wat het oplevert en een vaste prijs.
Bouwen in korte, controleerbare stappen
Eerst een werkende versie op een beperkte flow, dan uitbreiden. U ziet tussentijds resultaat in uw eigen tools.
Livegang, opvolging en onderhoud
Na de livegang volgen we logging en foutmeldingen op. Onderhoud en support lopen via een vaste maandprijs.
Veelgestelde vragen
Vragen die we vaak krijgen.
Dat hangt af van het aantal objecten (klanten, facturen, projecten), de richting van de synchronisatie en de uitzonderingen. Na de analyse krijgt u een vaste prijs. Er komt geen licentie per gebruiker bij; onderhoud loopt via een vaste maandprijs.
Soms wel, en dan raden we die aan. Veel pakketten hebben een marktplaats met kant-en-klare integraties. Die volstaan zolang uw proces standaard is. Wij bouwen wanneer de standaardkoppeling niet doet wat u nodig hebt, of wanneer er geen bestaat.
Omdat we via de officiële API werken, blijven koppelingen meestal gewoon werken. Wijzigt een API toch, dan passen we de koppeling aan binnen het onderhoudscontract.
Ja, voor zover uw boekhoud- of facturatiepakket Peppol ondersteunt of via een Peppol-dienstverlener met API. We zorgen dat facturen uit uw eigen systemen correct en zonder overtypen in die stroom terechtkomen.
Ja. De meeste moderne tools bieden een API of webhooks. Tijdens de analyse kijken we wat uw pakket toelaat en of de koppeling haalbaar is.
Volgende stap
Welke twee tools zou u het liefst gekoppeld zien?
Vertel ons welke pakketten u gebruikt en waar het vandaag dubbel werk is. U krijgt binnen 3 werkdagen een voorstel met vaste prijs.
Gratis kennismaking
Voorstel binnen 3 werkdagen
Vaste prijs
Rechtstreeks met de maker, zonder tussenpersonen. Liever eerst schriftelijk? Beschrijf uw project.